Les équipes qui réalisent quotidiennement des activités, des projets, des accompagnements individuels de personnes ne pensent pas toujours à collecter des informations telles que l’âge, le sexe, les thèmes, le nombre de participants ou le nombre d’heures d’activités. Ces données de base sont pourtant essentielles quand vient l’heure du bilan ou de s’engager dans une évaluation des activités concernées. De plus, ce ne sont pas des données personnelles, elles ne sont donc pas soumises au RGPD.
Afin de faciliter ce travail, nous vous proposons trois outils simples que vous pouvez librement adapter à vos besoins et à vos activités. L’important est de conserver une régularité dans les outils de collecte, ce qui vous permettra de réaliser des comparatifs d’une année sur l’autre et de mesurer les évolutions de votre activité.
Fiche de sortie intergénérationnelle
Beaucoup d’associations utilisent déjà des fiches de sorties. Cependant, les informations qu’elles contiennent sont variables. Cette fiche de sortie vous permet de croiser les données suivantes :
- Age, sexe : ces données permettent de mettre en valeur la mixité des âges, la mixité des sexes. Ou à l’inverse de montrer la surreprésentation de l’âge ou du sexe en fonction de l’activité.
- Les thèmes : ils permettent de repérer l’intention de la sortie et donc de créer un lien avec des objectifs de projets (par exemple sur un projet culturel dont les sorties seraient un des axes)
La compilation de ces informations sur une année va vous permettre :
- D’analyser votre activité : nombre de personnes touchées, réparties par sexe et par âge, le nombre de sorties et d’heures réalisées, de mesurer les différentes thématiques des sorties.
- De rendre compte du travail réalisé par votre association sur la mobilité.
- De rendre compte de votre activité pour un bilan d’activité ou une évaluation.
- De mettre en valeur (sous forme de cartographie par exemple) auprès des usagers pour renforcer la dynamique d’ouverture sociale et culturelle.
Il est bien sûr possible de s’inspirer de ce modèle pour faire des fiches de sorties qui ne concerneraient qu’une ou deux tranches d’âge.
Fiche de suivi de projets
Cette fiche concerne des projets qui se déroulent sur plusieurs mois à raison d’une ou plusieurs séances par mois. Les données concernent :
- Le nombre de séances réalisées
- Le nombre de personnes différentes (venues au moins une fois)
- Le nombre moyen de personnes par séance
- La répartition par sexe (possibilité d’intégrer le critère d’âge en cas de projet intergénérationnel)
- Des éléments qualitatifs sur le contenu des séances qui vous éviterons d’avoir à lutter contre une mémoire défaillante au moment de faire le bilan ou l’évaluation du projet.
Fiche de suivi individuel
Elle s’adresse aux salariés ou aux bénévoles qui assurent des accueils et des suivis individuels de personnes. Cela peut concerner des accompagnements sociaux, l’aide administrative et numérique ou l’accès aux droits. Certains services sont déjà équipés pour la collecte de ces données. Mais d’autres n’ont pas toujours conscience de l’importance des accompagnements qu’ils réalisent et n’en rendent pas forcément compte. Cette fiche de suivi individuel va vous permettre de :
- Comptabiliser les suivis réaliser durant l’année
- Rendre compte des thèmes concernés (CAF, logement, état civil, santé, CPAM…)
- D’intégrer des critères de résultat tels que : Solution (la demande a été satisfaite), Orientation (vers un autre partenaire), Information (si une simple information a suffi à répondre à la demande), Sans réponse (si pas de réponse à la demande).
La case Observations permet d’apporter des précisions sur une situation. Par exemple, dans le cadre d’une aide administrative qui concerne la CAF ou Pôle Emploi, on pourra distinguer l’impression d’une attestation ou une actualisation de droit. Concernant un accompagnement social, on pourra renseigner des informations de contexte ou d’historique de la personne. Là encore, l’outil est adaptable en fonction des situations de chacun.